Sudah hampir dua bulan rangkaian kegiatanpenyelamatan arsip foto Almaghfurlah K.H. Achmad Sjaichu berlangsung. Kegiatan penyelamatan arsip dimulai pada Senin 6 September 2022 sampai dengan 22 Oktober 2022 yang bertepatan dengan Hari Santri Nasional (HSN). Penyelamatan arsip foto dilakukan dengan melakukan penataan arsip, dengan tahapan pemilahan, deskripsi, penomoran sementara, manuver data dan fisik arsip, penomoran definitif arsip, penyusunan daftar arsip foto, dan alih media arsip foto.

Senin, 17 Oktober 2022, tim Humas Yayasan Islam Al-Hamidiyah melakukan kunjungan balasan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sekaligus untuk mendokumentasikan proses alih media atau digitalisasi. Pada kesempatan tersebut, Tim YIA berkunjung ke Direktorat Akuisisi ANRI dan diajak berkeliling untuk melihat proses alih media arsip foto K.H. Achmad Sjaichu ke ruang alih media foto, film, kertas dan peta. 

Proses penyelamatan arsip dilakukan dalam beberapa tahap. Pertama kali dilakukan adalah identifikasi arsip/dokumen yaitu menilai arsip-arsip yang akan diselamatkan dari volume, jenis arsip, kurun waktu. Kegiatan berikutnya yaitu pemilahan arsip/dokumen, arsip dipilah berdasarkan peristiwa atau sesuai dengan skema yang telah ditentukan. Tahap selanjutnya yaitu deskripsi, yaitu mengambil data informasi dari arsip/dokumen mulai dari waktu, lokasi, siapa saja subyek dalam arsip tersebut. Setelah semua diberikan deskripsi selanjutnya yaitu dilakukan manuver data sesuai skema dan diurutkan secara kronologis, kemudian arsip diberikan nomor akses arsip/dokumen, dan disusun dalam daftar arsip yang setelah itu dilakukan proses alih media/ digitasi.

Proses Alih media atau digitalisasi dilaksanakan terhadap arsip konvensional dan Media Baru. Arsip KH. Achmad Sjaichu ini masuk dalam kategori proses alih media arsip foto (Arsip Media Baru). Proses alih media dilakukan di ruang Reproduksi Arsip, di mana proses pertama alih media dari foto asli ke digital. “Sebelum dilakukan digitalisasi atau scanning perlu di-setting terlebih dahulu metadatanya. Metadata sendiri dibuat dari kode inventaris dan kode unik dokumen/arsip yang sudah dipilah. Untuk foto kodenya: ID_ANRI_Provenance Arsip_No. Arsip, untuk data foto KH. Achmad sjaichu sendiri yaitu menggunakan format ID_ANRI_KH. Achmad Sjaichu_0001.” tutur Bapak Ibnu Yazid selaku Arsiparis Ahli Pertama.

Peralatan yang digunakan untuk alih media, perlu disesuaikan dengan jenis media arsip yang akan dilakukan seperti foto, video, mikro film, kaset, tekstual, peta. Kunjungan dilanjutkan ke depo tempat penyimpanan arsip foto, video, film, mikro film, microfiche, kaset suara.

Setelah dilakukan alih media, arsip/dokumen asli akan disimpan secara terpusat di Depo Penyimpan ANRI. “Sebelum dimasukkan ke dalam Depo Penyimpan, arsip/dokumen diidentifikasi sesuai dengan kode inventarisnya, dikategorikan dan dipisahkan setiap jenis untuk penyimpanannya. Untuk K.H. Achmad Sjaichu sendiri masuk dalam kategori arsip foto dan Tokoh Perorangan, maka akan disimpan di depo arsip foto dalam kelompok perorangan. Selain itu, dalam Depo Penyimpanan ini arsip/dokumen akan direstorasi setiap tahunnya, untuk membersihkan dan merawat arsip/dokumen secara keseluruhan.” Ungkap Bapak Kismadi selaku Arsiparis Ahli Madya di Direktorat Preservasi.

Kunjungan diakhiri di unit Layanan Arsip Statis (Ruang Baca). Arsip yang tersimpan di depoo ANRI pada prinsipnya adalah terbuka untuk dilayankan ke masyarakat melalui Ruang Baca. “Arsip yang telah dialih media atau digitasi bisa dipinjam fisiknya secara langsung bagian Pelayanan di Ruang Baca ANRI atau dapat diakses secara digital melalui website atau Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Kearsipan Nasional (JIKN).” tutur Ibu Retno Wulandari selaku Koordinator Layanan Arsip Statis dan Pusat Studi Arsip.

Proses penyelamatan arsip yang bernilai sejarah dari K.H. Achmad Sjaichu ini akan dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Arsip/dokumen yang telah diserahterimakan akan menjadi Memori Kolektif Bangsa dan arsip negara, sehingga akan dilindungi oleh negara. Yang paling penting dari kegiatan ini adalah, semua dokumen yang sudah diserahkan dapat diakses dan dinikmati oleh seluruh masyarakat Indonesia.